הקמת ארגון חברתי מתחילה תמיד מתוך חזון. יזמים חברתיים, פעילים קהילתיים ואנשי עשייה מתאגדים יחד במטרה לפתור בעיה כאובה, לסייע לאוכלוסיות מוחלשות או לקדם מטרה ציבורית. מהר מאוד, אותם אנשי חזון מגלים שהמציאות הישראלית דורשת מהם להקדיש את רוב זמנם לניירת, בירוקרטיה, תיוקים והתנהלות סבוכה מול רשויות המס. מנכ"ל ארגון שמוצא את עצמו מבלה שעות בהתאמות בנקים או במרדף אחרי קבלות במקום להיפגש עם פילנתרופים ולפתח פרויקטים חדשים, פוגע בצמיחת הארגון.
ניהול של עמותות דורש רמת דיוק אדמיניסטרטיבית שאינה נופלת מזו של חברות בורסאיות גדולות, ולעיתים אף עולה עליה. כספי ציבור מחייבים שקיפות מוחלטת, והגופים המפקחים אינם מגלים סובלנות כלפי טעויות רישום או איחורים בדיווח. הפתרון המקצועי ביותר לצוואר הבקבוק הזה הוא שילוב של שירותי משרד לעמותות הניתנים על ידי גוף חיצוני המתמחה בנישה זו.
מדוע התנהלות של עמותות לחלוטין מכל חברה אחרת?
חברה פרטית מחויבת לדווח לרשויות המס ולהציג שורת רווח לבעלי המניות שלה. עמותות לעומת זאת, פועלות תחת זכוכית מגדלת של מספר רב של גופים, כאשר כל טעות קטנה עלולה לגרור שלילת תקציבים.
הגוף המפקח הנוקשה ביותר הוא רשם העמותות. הרשם דורש שקיפות מלאה לגבי זהות חברי הוועד המנהל, פרוטוקולים מסודרים מכל ישיבה, אישורי מורשי חתימה, ודוחות מילוליים המסבירים בדיוק לאן הלך כל שקל. בנוסף, קיימת רשות המיסים, אשר בוחנת את העמידה בתנאים הנוקשים של אישור סעיף 46. כל חריגה מהתקנון, תשלום שכר לא מאושר לחבר ועד, או העברה בנקאית שלא גובתה בהחלטת ועד מוקדמת, חושפת את הארגון לחקירות, שלילת תקציבי מדינה ואף סגירה. מורכבות זו מחייבת פונקציה משרדית שמכירה את החוקים הללו לפני ולפנים ומונעת את הטעויות מראש.
תחומי האחריות הכלולים בשירותי משרד לעמותות
כאשר מוציאים את הפעילות המשרדית לגורם מקצועי חיצוני, מקבלים מעטפת שלמה שנוגעת בכל מחלקה בארגון. להלן הפירוט של תחומי האחריות המועברים לטיפול מלא.
תפעול מערך התרומות והפקת קבלות מדויקת
תורמים מצפים ליחס מקצועי, מהיר ושקוף. כאשר תורם מעביר סכום כסף, הוא זקוק לקבלה המוכרת לצורכי מס באופן כמעט מידי. שירותי משרד מקצועיים מטפלים בכל מחזור התרומה: קליטת הנתונים במערכת, סליקת כרטיסי אשראי, הפקת קבלה חתומה כדין, ושליחתה יחד עם מכתב תודה רשמי מטעם הארגון. מעבר לכך, מתבצע מעקב קפדני אחר תרומות בהוראות קבע, איתור כרטיסי אשראי שפג תוקפם, ויצירת קשר עדין ומכובד עם התורמים לעדכון אמצעי התשלום, פעולה שמונעת אובדן הכנסות שקט.
תמיכה לוגיסטית בוועד המנהל ובאספה הכללית
חברי הוועד המנהל הם אנשי ציבור או מתנדבים הפועלים ללא שכר. זמנם קצוב והם זקוקים לחומרים מסודרים ומוכנים מראש. ניהול משרד תקין כולל את תיאום מועדי הישיבות של הוועד ושל האספה הכללית, שליחת סדר יום מסודר מראש, הכנת חומר הזרקע לקראת הדיונים, וחשוב מכל, כתיבת פרוטוקולים תקניים במהלך הישיבה והחתמת הנוכחים. הפרוטוקולים הללו מתויקים ומועברים בזמן לרשם העמותות כחלק מדרישות החוק.
הכנת החומר השוטף לרואה החשבון
רואה חשבון אינו מנהל חשבונות ואינו אמור לרדוף אחרי קבלות חסרות. מנהלת משרד מיומנת אוספת את כל החשבוניות מהספקים, מאשרת אותן מול הגורם המזמין בארגון, מכינה את פקודות התשלום להנהלה, ומרכזת את כל החומר בקלסרים או בתיקיות ענן מסודרות. עבודה נכונה כוללת גם שיוך של כל הוצאה לסעיף התקציבי הנכון ולפרויקט הספציפי שאליו היא שייכת. הכנה יסודית זו מוזילה את עלויות הטיפול מול משרד רואי החשבון ומונעת עיכובים בהגשת הדוח השנתי.
ניהול ספקים, חוזים וביטוחים
ארגונים שוכרים מבנים, מעסיקים פרילנסרים, מפעילים מערכי הסעות ועובדים מול חברות קייטרינג למען נתמכים. כל ספק כזה דורש חוזה התקשרות ברור. מחלקת האדמיניסטרציה מרכזת את כלל החוזים, מוודאת חידוש תוקף של פוליסות ביטוח צד ג' וביטוח נושאי משרה, ומנהלת מעקב מסודר אחר תוקף של ערבויות בנקאיות.
אישור ניהול תקין וסכנת ביקורת עומק
התעודה החשובה ביותר שמונחת על שולחנו של כל מנכ"ל היא אישור ניהול תקין מטעם רשם העמותות. אישור זה הוא חותמת איכות הקובעת כי הארגון פועל לפי החוק, כספיו מנוהלים בשקיפות ואין בו חלוקת רווחים אסורה או ניגודי עניינים. ללא תעודה זו, אף משרד ממשלתי לא יאשר תמיכה תקציבית, ומרבית הקרנות הפילנתרופיות הגדולות יסרבו להעביר תרומות.
מניעת האישור או שלילתו לא נובעים תמיד ממעילה בכספים או כוונת זדון. ברוב המוחלט של המקרים, שלילת האישור מתרחשת עקב רשלנות משרדית טהורה: איחור בהגשת דוח מילולי, פרוטוקול אספה כללית שנכתב בצורה חסרה, אי דיווח על שינוי בכתובת הארגון, או חוסר התאמה בין הוצאות שנרשמו בקבלות לבין הדיווח של רואה החשבון.
לעיתים הרשם מחליט לערוך ביקורת עומק. זהו הליך בו נשלח רואה חשבון חיצוני מטעם המדינה לבדוק את התנהלות הארגון חמש שנים לאחור. הוא מבקש לראות חוזים, לראות קבלות ספציפיות ולעיין בהחלטות שכר של הוועד. ארגון שהתנהל בשנים הללו עם ניירת מפוזרת, קלסרים חסרים ותיבות מייל לא מסודרות, ימצא את עצמו בסכנת קיום ממשית. שירותי משרד מקצועיים בונים מלכתחילה את מבנה התיקיות, הענן וארכיון המסמכים כאילו מחר בבוקר מתקיימת ביקורת עומק, וכך מבטיחים מעבר חלק ומהיר של כל בדיקה רגולטורית.
שאלות נפוצות על שירותי משרד לעמותות
האם הוצאת העבודה למיקור חוץ תגרום לנו לאבד שליטה על המידע של הארגון?
ההיפך הוא הנכון. בעבודה מקצועית, כלל המידע מאורגן על גבי תוכנות ענן (כגון גוגל דרייב, מערכות CRM ייעודיות ותוכנות הנהלת חשבונות) שהגישה המלאה אליהן נמצאת בידי המנכ"ל והוועד המנהל. בניגוד לעובדת מקומית ששומרת קבצים על שולחן העבודה במחשב המקומי, כאן המידע מגובה, מאובטח וזמין עבורכם מכל מקום ובכל רגע נתון.
האם שירותי משרד יכולים להחליף את עבודת רואה החשבון של הארגון?
לא. שירותי משרד ורואה חשבון הם פונקציות משלימות ולא תחליפיות. שירותי המשרד מבצעים את איסוף החומר, התאמות הבנקים, הרישום השוטף והכנת התשתיות הפיננסיות. רואה החשבון לוקח את החומר המעובד, בודק אותו מקצועית, עורך את הדוחות הכספיים השנתיים וחותם עליהם מול הרשויות כמבוקרים כחוק.
הארגון שלנו רק בשלבי הקמה ואין לנו עדיין הרבה תורמים, האם שירות כזה מתאים לנו?
הטמעת סדרי עבודה נכונים עוד בשלב ההקמה מונעת עוגמת נפש אדירה בהמשך. ארגון שמתחיל נכון, מקפיד על פרוטוקולים מסודרים ומתעד הוצאות כנדרש מהיום הראשון, יעבור את תהליך קבלת אישור הניהול התקין בקלות רבה יותר מאשר ארגון שיצטרך לשחזר מסמכים ולתקן טעויות שנעשו בשנתיים הראשונות לקיומו. ניתן להתחיל עם בנק שעות מינימלי ולהרחיב אותו ככל שהארגון צומח.
איך מתבצעת התקשורת השוטפת בין מנהלת המשרד החיצונית לבין השטח?
התקשורת מתבצעת באופן חלק ויומיומי דרך קבוצות ווטסאפ ייעודיות, תוכנות ניהול משימות ושיחות טלפון קבועות. מנהלת המשרד מתפקדת כחלק בלתי נפרד מהצוות האורגני, מקבלת הנחיות מפורטות ומעדכנת בזמן אמת על ביצוע משימות ועל חוסרים במסמכים.
מי לוקח אחריות במקרה של איחור בהגשת דוחות מילוליים לרשם?
כאשר שוכרים חברה מקצועית, החברה נוטלת על עצמה את ניהול יומן המועדים הקריטיים של הארגון. תפקידה להציב התראות חודשים מראש, לדרוש מהמנכ"ל את הנתונים הנדרשים ולדאוג להגשה במועד. מעטפת זו מבוססת על אחריות משותפת ומספקת הגנה מפני מחדלים בירוקרטיים הנובעים משכחה או מחוסר תשומת לב של הצוות בשטח.