שירותי משרד
נינג'ה אופיס היא חברה צעירה ודינמית המציעה פתרונות מקיפים לשירותי משרד במיקור חוץ. אנו מאמינים שכל עסק, קטן כגדול, ראוי ליהנות משירותי משרד מקצועיים ואיכותיים, המאפשרים לו להתמקד במה שחשוב באמת לעסק.
הצוות שלנו מורכב מאנשי מקצוע מנוסים ומיומנים, עם ידע נרחב בתחום שירותי המשרד. אנו מעניקים יחס אישי לכל לקוח, ומתאימים את השירותים לצרכים הייחודיים של העסק.
מה יש לנינג'ות שלנו להציע?
ניהול יומן
מענה טלפוני
שירותי גבייה
הפקת מסמכים
טיפול ברואה חשבון
משימות שוטפות
טיפול בלקוחות
הכנת דוחות
ארגון לוחות זמנים
תיאום פגישות
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
התאמה אישית לעסק
תשלום על שעות עבודה נטו
עבודה בשקיפות מלאה
אבטחת מידע ברמה גבוהה
כל בעלי העסקים או החברות, מעוניינים כמה שפחות להתעסק עם קבלות, דיוור, מענה טלפוני, שליחת דואר, ניהול לקוחות, שימור לקוחות ועוד. זו הסיבה, כי שירותי משרד הפכו לבחירה טובה של בעלי עסקים שמכירים בעובדה כי זמן שווה כסף. בעלי עסקים וחברות, הם בעלי שאיפה ומטרה ברורה, להגיע לכמה שיותר פגישות עסקים וחברות. נציין כאן כמה טיפים חשובים לבחירה הנכונה של שירותי משרד, אשר הפך לשם דבר וצורך בסיסי וחשוב, ברוב החברות והעסקים בישראל.
לקוחות ממליצים על שירותי משרד חיצוניים של חברת נינג'ה אופיס
תהליך העבודה איתנו
פגישה ואפיון של העסק
התאמת המזכירה האישית
תחילת עבודה שוטפת
דוחות ושקיפות מלאה
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
מאמרים מהבלוג >>
איך לתמחר נכון שירותי משרד במיקור חוץ?
מה כוללים שירותי משרד במיקור חוץ?
שירותים הניתנים למשרדים השונים, כוללים מגוון רחב של שירותי אדמיניסטרציה. לרוב מדובר על שירותי משרד במיקור חוץ, כאשר מדובר על ספק צד שלישי. השירותים עשויים אף לכלול: שירותי הפצת דואר, אחסון וסריקה של מסמכים, הדפסות, הנהלת חשבונות, שירות לקוחות ועוד. חברות או אפילו עסקים קטנים, יוכלו להתפנות לעבודה חשובה יותר, אשר מצריכה רק את נוכחותם, כך ששירותי מיקור חוץ למשרדים וחברות מהווים את הפתרון האולטימטיבי ביותר.
אם אתם יודעים כי המשרד שלכם מנוהל ע"י אנשי המקצוע המומחים בכל הקשור לעבודות המשרד, אתם לבטח שקטים יותר להמשיך בעסקים ולהתקדם הלאה. ניתן למצוא בנקל גם שירותי משרד לעסקים, המתמחים בכל הקשור לניהול העסק שלכם. כולנו יודעים, כי על מנת לנהל נכון עסקים, יש לקבל החלטות מושכלות, כאשר אחת החשובות בהן, היא בחירה נכונה של שירותים משרדיים ומקצועיים.
כל היתרונות בשירותי משרד ומזכירות
אם שאלתם את עצמכם אילו יתרונות גלומים בהשכרת שירותי משרד מרחוק אז אלה הם היתרונות:
- יעילות גבוהה באמצעות מיקור חוץ של כל המטלות הניהוליות, כאשר בעלי העסקים או החברות, יכולים לפנות את הזמן הדרוש להם להתמקדות בלב העסק.
- חוסכים בעלויות – בעלי חברות ועסקים, מבינים כמה כסף וזמן יקר הם חוסכים. כוח אדם הנמצא בחברה או במשרד, דורש כסף רב הכולל תנאים סוציאליים אשר מצטברים בסופו של דבר לסכומים די גדולים.
- אין צורך לשכור משרד גדול על מנת שיספיק לעובדים שינהלו את המשרד, מה שחוסך כסף גם ברכישה או שכירות של משרד. השירותים המשרדיים, יסופקו מתוך חברות למיקור החוץ, או מהבית הפרטי של נותני השירותים המשרדיים.
- אתם יכולים להיות בטוחים, כי המשימות שתיתנו לצוות שירותי המשרד יבוצעו, מה שישפר את הפעילות של החברה או העסק שבבעלותכם.
- תוכלו לבחור ואפילו להתאים לעצמכם, אילו שירותים משרדיים דרושים לכם, לפי סוג ופעילות העסק.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
מי למעשה זקוק לשירותי משרד?
ישנם הרבה סוגי עסקים אשר צריכים שירותי משרד. שירותים אלה מקלים על כל סוגי העסקים והן, לבעלי המקצועות החופשיים כגון: מהנדסים, עורכי דין, מנהלי חשבונות וכדומה. למשל, עסקים קטנים ובינוניים, הם אלה שזקוקים הכי הרבה לשירותים משרדיים מקצועיים, המנוהלים במיקור חוץ. שירותים משרדיים במיקור חוץ, מנהלים יומן, מספקים מענה טלפוני, מטפלים במיילים, בשירותי תקשורת ועוד. בכל עסק, קיים הצורך הספציפי שלו בשירותים משרדיים מקצועיים המנוהלים באמצעות מיקור חוץ, כך שניתן לבחור היום את השירות שיתאים לכל עסק, או חברה וכן, לבעלי המקצועות החופשיים.
שירותי משרד לעסקים גם לחברות הייטק
חשוב לציין, כי גם חברות הייטק, משתמשות עם שירותי משרד במיקור חוץ. חברות הייטק, זקוקות לפעולות שוטפות הכוללות: ניהול פרויקטים, ניהול משאבי אנוש, טיפול בהזמנות, טיפול בחוזים, שירותי תמיכה טכנית ועוד. מגיפת הקורונה האיצה את המעבר לעבודה מרחוק ולתקשורת דיגיטלית שרק גברה. הרבה עסקים, הבינו את היתרונות הטמונים בשירותי מיקור חוץ, כך שחברות אלה, יכולות לספק את הגמישות להפחתת או הגדלת פעילותן לפי צורכיהן של חברות הייטק.
גם שירותי הבריאות משתמשים בשירותי משרד מרחוק
הרבה קליניקות רפואיות, מרפאות ובתי החולים, זקוקים לשירות כגון שירותי משרד מרחוק. שירותים אלה, מתמחים בזימון תורים, תיאום עם ספקי שירות, ניהול ש רשימות רפואיות, ביטוחים רפואיים, שירותי גבייה מלקוחות קופות החולים ועוד שירות זה הפך לפופולרי מאוד בשירותי הבריאות בישראל, כך שהצוותים הרפואיים, מתפנים יותר לטפל בחולים.
שירותי משרד במיקור חוץ לחברות נדל"ן
בישראל, פועלות המון חברות נדל"ן, אשר עושות שימוש עם שירותי משרד במיקור חוץ. מדובר על שירותי אדמיניסטרציה למטרת ניהול נכסי הלקוחות של משרדי הנדל"ן. על צוות מיקור החוץ, לקבוע פגישות עם לקוחות, לנהל יומנים ועוד, מה שמאפשר שירותים מיטביים ללקוחות חברות הנדל"ן ללא דיחוי ובדיוק רב.
שירותי משרד לחברות פיננסיות וביטוח
ישנן המון חברות ביטוח וחברות פיננסיות אשר קורסות תחת עול. זו הסיבה כי חברות אלה, משתמשות עם שירותי משרד לעסקים המתמחים בתחומי הפיננסים. הצוותים של מיקור חוץ, עוברים הכשרה מיוחדת, על מנת לספק את שירות יעיל ומקצועי ללא דופי, לחברות הביטוח וחברות פיננסיות. שירותים חיוניים אלה, שומרים על הארגון והסדר של החברות, מה שמבטיח כי הפעילות של חברות הפיננסים וחברות הביטוח מתנהלות על הצד הטוב ביותר.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
איך בוחרים שירותי ניהול משרד למשרדים וחברות?
לפני שהחלטתם על בחירה נכונה של שירותי משרד, עליכם להבין היטב את צרכי העסק או החברה שלכם. שימו לב, אילו סוגים של משימות תוכלו לנהל בצורה עצמאית, ואילו שירותים תוכלו לנהל באמצעות מיקור חוץ. האם יש לכם צורך בשירותי הנהלת חשבונות? שירותי מזכירה? היות וישנן חברות רבות אשר מציעות שירותי מיקור חוץ לעסקים וחברות, תחת אותה המטרייה. באופן זה תוכלו למקד טוב יותר למקד את החיפוש ולמצוא את השירות שיתאים לכם מכל הבחינות.
אנו רואים במקרים רבים, כי המלצות של מי שכבר שבע רצון חברות המציעות שירותי משרד לעסקים, עשויות לסייע לנו המון. בקשו המלצות מקולגות שלכם בעסקים ואפילו מאנשי עסקים שאתם בקשר טוב איתם. מומלץ לבצע גם את הבדיקות שלכם, לבדוק את שנות הניסיון של החברות השונות ויש אף לשים לב לביקורות של הלקוחות אשר משתמשים בשירותיהן של חברות אלה.
בגלל כל השינויים המהותיים, אשר התחוללו בשנים האחרונות, הקדמה הטכנולוגית אשר לא מפסיקה לחדש, שירותי משרד חיצוניים, מהווה את הליבה של כל עסק או חברה. היתרונות של בחירה בשירותים אלה הם ברורים, ניתן יהיה לנהל את המשרד או בחברה באמצעות מיקור חוץ באופן המקצועי ביותר, ויחד עם זאת, לחסוך בעלויות של כוח אדם ועלויות נוספות.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
מה המחיר של שירותי משרד מרחוק
המחירים של שירותי ניהול משרד מרחוק, עשויים להשתנות, לפי גודל העסק, היקף פעילותו, שעות הפעילות ועוד טווח מחיר הממוצע הוא בין 40 ל- 400 ₪ לשעה. כדאי לבצע השוואת מחירים בין החברות השונות המספקות שירותים משרדיים במיקור חוץ, אך מצד שני, אל תלכו על המחיר הנמוך ביותר, היות ויש לבדוק את התמורה. מומלץ למצוא חברה, אשר מספקת שירותי תמיכה טכנית, במידה ואתם מספקים מוצר מסוים הדורש את שירותי התמיכה הטכנית. יש לדעת, כי שירות לקוחות איכותי ומקצועי, יחסוך לכם הרבה כאבי ראש מיותרים, ולגרום לכך שהלקוחות רק ימליצו עליכם, במיוחד בגלל השירות היעיל והסובלני שהם קיבלו.
האם לחברת שירותי משרד מיקור חוץ קיימות תשתיות טכנולוגיות מתקדמות? זו גם שאלה חשובה מאוד, שעליכם לשאול את עצמכם לפני שסוגרים את המחיר שתרצו. כאשר יש לסנכרן בין המערכות השונות, וכן, חברות מיקור חוץ אשר מצוידות בטכנולוגיה החדישה ביותר, מהווה נדבך חשוב בבחירה המושכלת. כאשר חברה המספקת שירותי משרד לעסקים מייעלת באמצעות ציוד טכנולוגי מהמשוכללים ביותר, את ההליכים הדרושים לניהול משרד מרחוק, מה שגורם אף לחיסכון בזמן.
סיכום על שירותי משרד לעסקים
רבים מהעסקים הקטנים והבינוניים, בוחרים דווקא לשכור שירותי משרד במיקור חוץ, היות ובמיוחד בתחילת דרכן, לחברות אלה אין משאבים כספיים רבים למשל על גיוס עובדים, רכישת ריהוט משרדי, משרד גדול שיכיל עובדים ועוד. יחד עם זאת, לא מומלץ כי המנהל של החברה או השותף שלו, יבצעו את כל המשימות של ניהול המשרד, כך שהבחירה הנבונה ביותר היא למצוא שירותי מיקור חוץ, אשר יגרמו לאיזון המושלם של ניהול מופתי של עסק או חברה, וחיסכון משמעותי על הוצאות בעובדים.
בחירה נכונה של ניהול משרד מרחוק, תשפיע על הניהול השוטף של החברה או של העסק שלכם. יש לקחת בחשבון כאמור: את ההתאמה האישית לצרכיכם, טכנולוגיה מתקדמת, שירות לקוחות, כאשר כל אלה, יסייעו להצלחה העתידית של העסק או החברה אשר אותה אתם מנהלים.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
יתרונות של שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ
מיקור חוץ מאפשר לעסקים להתמקד בליבת הפעילות שלהם, בזמן שהמשימות הניהוליות והאדמיניסטרטיביות מטופלות על ידי ספקי שירות חיצוניים מקצועיים. נבדוק כאן את היתרונות והאתגרים הכרוכים בשירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, וננסה להבין כיצד ניתן למקסם את התועלות ולהתמודד עם האתגרים.
- חיסכון בעלויות
הפחתת עלויות שכר עם הטבות – אחד היתרונות המרכזיים של שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ הוא הפחתת עלויות השכר וההטבות. במקום לגייס ולהעסיק עובדים במשרה מלאה או חלקית לטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות, ניתן לשכור שירותים מקצועיים מחברות המתמחות בתחום. כך, ניתן לחסוך בעלויות הקשורות למשכורות, ביטוחי בריאות, פנסיה והטבות נוספות.
הפחתת עלויות תפעוליות – מיקור חוץ מאפשר לעסקים להימנע מהשקעות יקרות בתשתיות, ציוד משרדי ותוכנות. ספקי השירות החיצוניים משתמשים במשאבים שלהם, וכך מפחיתים את הצורך בהשקעות נוספות מצד העסק.
- מקצועיות
ניסיון ומומחיות – שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מתמחים בתחומים ספציפיים ולכן מציעים רמה גבוהה של מקצועיות וניסיון. חברות מעסיקות צוותים מיומנים ובעלי ניסיון רב בתחום האדמיניסטרציה, כך שהעסקים נהנים משירותים ברמת איכות גבוהה מבלי לדאוג לניהול והכשרת כוח האדם.
גישה לטכנולוגיות מתקדמות – שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ רבים מחזיקים בטכנולוגיות מתקדמות וכלים חדישים לשיפור היעילות. כך, העסקים מקבלים גישה לטכנולוגיות מובילות מבלי להשקיע בהם באופן עצמאי.
- גמישות
התאמת היקף השירות – שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מאפשרים לעסקים להתאים את השירותים לצרכים המשתנים שלהם. ניתן להגדיל או להקטין את היקף השירות בהתאם לצורך, ולספק פתרונות מהירים למצבים בלתי צפויים.
גישה לשירותים נוספים – מיקור חוץ מאפשר לעסקים לקבל גישה לשירותים נוספים ומגוונים, בהתאם לצרכים המתחלפים. למשל, במקרים בהם יש צורך בשירותי חשבונאות נוספים או ניהול פרויקטים, ניתן להיעזר בספקי השירות החיצוניים.
- מיקוד בליבת העסק
התמקדות בפעילות הליבה – על ידי מיקור חוץ של המשימות האדמיניסטרטיביות, הנהלת העסק יכולה להתמקד בפעילות הליבה של הארגון, כגון פיתוח מוצרים, שיווק ומכירות. כך, ניתן לשפר את הביצועים הכלכליים ולהגדיל את הרווחים.
שיפור היעילות – כאשר המשימות האדמיניסטרטיביות מטופלות על ידי שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, העובדים בעסק יכולים להתמקד במשימות החשובות ביותר ולהגביר את היעילות הכללית של הארגון.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
אתגרים עם שירותי ניהול משרד
- בעיות תקשורת
פוטנציאל לטעויות– תקשורת רציפה עם שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ יכולה להוות אתגר, במיוחד כאשר מדובר בספקים הממוקמים באזורי זמן שונים או דוברים שפות שונות. על מנת להימנע מטעויות, חשוב להבטיח שהמידע המועבר הוא ברור ומדויק.
הגדרה ברורה של ציפיות – יש להגדיר בצורה ברורה את הציפיות והמשימות הנדרשות מהספקים החיצוניים, ולוודא שהתקשורת מתקיימת באופן סדיר ושוטף.
- אובדן שליטה
שליטה בתהליכים– כאשר משימות קריטיות מועברות לגורמים חיצוניים, עשוי להיווצר תחושת אובדן שליטה בקרב ההנהלה. הדבר יכול להוביל לחששות בנוגע לאיכות הביצועים ולזמינות השירותים.
ניהול סיכונים – על מנת להתמודד עם תחושת אובדן השליטה, יש לנסח הסכמים ברורים ולוודא שמעקב שוטף מתבצע. כמו כן, חשוב לפתח תוכניות גיבוי ולנהל סיכונים בצורה נכונה.
- אבטחת מידע
סיכון לדליפות מידע– מיקור חוץ מגדיל את הסיכון לדליפות מידע ולבעיות אבטחה. כאשר מעבירים מידע רגיש לשירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, יש לוודא שהמידע מוגן בצורה נאותה.
בחירת שירותים אמינים – חשוב לבחור שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ אמינים ולוודא שיש להם מערכות הגנה מתקדמות. יש לחתום על הסכמי סודיות ולוודא שהספקים עומדים בתקני אבטחת מידע מקובלים.
- התאמת תרבות ארגונית
פערים תרבותיים – ספקי שירות חיצוניים עשויים להיות בעלי תרבות ארגונית שונה מזו של העסק. פערים תרבותיים יכולים להוביל לקונפליקטים ולבעיות בתקשורת.
הבטחת התאמה תרבותית – חשוב לוודא שהשירותים המתקבלים על ידי שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מתאימים לערכים ולתרבות של העסק. ניתן לקיים פגישות והתייעצויות על מנת להבטיח התאמה זו.
בסופו של דבר, שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מציעים יתרונות רבים לעסקים, כולל חיסכון בעלויות, מקצועיות גבוהה, גמישות ומיקוד בליבת העסק. עם זאת, ישנם גם אתגרים שחשוב לקחת בחשבון, כגון בעיות תקשורת, אובדן שליטה, בעיות אבטחת מידע והתאמת תרבות ארגונית. באמצעות ניהול נכון ובחירת ספקים אמינים ומנוסים, עסקים יכולים למקסם את היתרונות ולהתמודד עם האתגרים בהצלחה.
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מהווים כלי חשוב לשיפור היעילות והביצועים של עסקים, ומסייעים להם להתמודד עם השינויים והאתגרים של עולם העסקים. על ידי הבנה מעמיקה של היתרונות והאתגרים הכרוכים במיקור חוץ, עסקים יכולים לנצל את הפוטנציאל הגלום בשירותים אלו ולהשיג הצלחה כלכלית ארוכת טווח.
שאלות נפוצות על שירותי ניהול משרד מרחוק
מה שעות הפעילות של ניהול משרד מרחוק בנינג'ה אופיס?
שעות הפעילות של נינג'ה אופיס הן בכל השבוע בימים א’-ה’ בין השעה 07:00 ועד לשעה 22:00.
האם העסק מקבל מזכירה פרטית או מזכירה מתחלפת?
בנינג'ה אופיס מדובר במזכירה פרטית שמותאמת לצורכי העסק.
האם יש לכם ניסיון בניהול משרד מרחוק לכל סוגי העסקים?
יש לנו ניסיון בנינג'ה אופיס עם מגוון רחב של עסקים מגדולים ועד קטנים ובינוניים.