יותר ויותר בעלי עסקים מגלים שהמיקום הפיזי שלהם כבר לא חייב להיות המקום שבו העסק מתנהל. בעל עסק יכול להתגורר לתקופה בחו"ל, לעבוד ממדינה אחרת באירופה ואפילו לבצע מעבר משמעותי יותר, בזמן שהלקוחות, הספקים וחלק גדול מהפעילות העסקית נשארים בישראל. האפשרות הזאת נשמעת פשוטה, אבל כדי שהיא באמת תעבוד צריך להכין את העסק מראש ולבנות מערכת שמסוגלת לתפקד גם כאשר בעל העסק אינו נמצא במשרד בכל יום.
העסק צריך לעבוד גם כשאתם לא נמצאים בו
אחת הבעיות הנפוצות אצל בעלי עסקים היא שרוב הפעולות עוברות דרכם. לקוחות מתקשרים אליהם, ספקים מחכים לאישור שלהם, מסמכים מגיעים ישירות אליהם וכל משימה קטנה דורשת את המעורבות האישית שלהם.
כאשר נמצאים בישראל אפשר לפעמים להסתדר עם שיטת העבודה הזאת. כאשר עוברים להתגורר או לעבוד מאירופה, המרחק הופך את הבעיה להרבה יותר מורגשת.
המטרה היא ליצור מצב שבו העסק מסוגל להמשיך לעבוד בצורה מסודרת גם כאשר בעל העסק נמצא במדינה אחרת. בשביל לעשות זאת צריך לחלק אחריות, להגדיר תהליכים ברורים ולהחליט מראש מי מטפל בכל משימה.
שירותי משרד מרחוק יכולים לפתור חלק גדול מהבעיה
עסק לא חייב להחזיק משרד גדול עם צוות קבוע כדי לקבל מענה אדמיניסטרטיבי מקצועי. ניתן להעביר חלק משמעותי מהפעילות השוטפת לשירותי משרד מרחוק.
השירות יכול לכלול מענה לפניות, תיאום פגישות, ניהול יומן, טיפול במסמכים, עבודה מול ספקים, מעקב אחר משימות, גבייה ושירות לקוחות.
עבור בעל עסק שנמצא בחו"ל מדובר ביתרון משמעותי. במקום להתמודד בכל יום עם עשרות משימות קטנות ממרחק של אלפי קילומטרים, אפשר להשאיר את הפעילות השוטפת בידיים של צוות שממשיך לעבוד בישראל.
הדבר מאפשר לבעל העסק להתמקד בהחלטות החשובות ובפיתוח העסק במקום לעסוק בכל פעולה אדמיניסטרטיבית בעצמו.
בונים תהליכי עבודה לפני המעבר
טעות נפוצה היא להתחיל לסדר את העסק רק אחרי המעבר לחו"ל. עדיף לעשות בדיוק את ההפך.
מספר שבועות לפני המעבר כדאי לעבור על הפעילות העסקית ולרשום את כל המשימות שמתבצעות במהלך שבוע רגיל. לאחר מכן ניתן לחלק אותן לשלוש קבוצות: משימות שחייבות להישאר באחריות בעל העסק, משימות שניתן להעביר לעובדים ומשימות שניתן להעביר לשירות חיצוני.
ככל שהחלוקה תהיה ברורה יותר, כך יהיה קל יותר לנהל את העסק מרחוק.
גם פעולות שנראות קטנות, כמו קביעת פגישות או מעקב אחרי תשלומים, עלולות להפוך למטרד כאשר הן מצטברות. לכן חשוב לבנות מראש תהליך מסודר לכל פעולה שחוזרת על עצמה.
ניהול לקוחות מישראל כאשר נמצאים באירופה
אחד החששות הגדולים של בעלי עסקים שעוברים לחו"ל הוא שהלקוחות ירגישו שהם מקבלים פחות שירות.
בפועל, הלקוח לא בהכרח צריך לדעת מאיפה אתם עובדים. מה שמעניין אותו הוא לקבל תשובות במהירות, לדעת מי מטפל בבקשה שלו ולהרגיש שהעסק זמין כאשר הוא צריך אותו.
אפשר להמשיך לקיים פגישות באמצעות שיחות וידאו, להשתמש במערכות לניהול לקוחות ולנהל תקשורת שוטפת באמצעות הטלפון, המייל ואמצעים דיגיטליים נוספים.
במקביל, כדאי להשאיר גורם זמין בישראל שמסוגל לטפל בנושאים שאינם דורשים את בעל העסק באופן אישי.
שעות העבודה דורשות תכנון
כאשר עובדים ממדינות אירופה השונות, בדרך כלל אין פער שעות גדול במיוחד מול ישראל. למרות זאת, כדאי לקבוע שעות ברורות שבהן בעל העסק זמין ללקוחות ולעובדים.
אפשר לדוגמה לרכז פגישות ושיחות בשעות מסוימות ואת יתר היום להקדיש לעבודה שקטה.
היתרון של עבודה מרחוק הוא הגמישות, אבל דווקא הגמישות הזאת יכולה ליצור בלגן אם אין סדר יום ברור. מסגרת עבודה קבועה מאפשרת ליהנות מהמעבר בלי לפגוע בתפקוד העסק.
מעבר לאירופה דורש גם בדיקה של המעמד האישי
מי שמתכנן מעבר לתקופה ארוכה יותר צריך לחשוב לא רק על ניהול העסק, אלא גם על האפשרויות החוקיות שעומדות בפניו במדינת היעד.
יש ישראלים שמגלים כי בעקבות מוצא משפחתי קיימת עבורם אפשרות לקבל אזרחות של אחת ממדינות אירופה. למשל, אנשים בעלי שורשים משפחתיים ברומניה עשויים לבדוק זכאות לאזרחות ודרכון מרומניה בהתאם להיסטוריה המשפחתית ולמסמכים שניתן לאתר.
האפשרות לקבל אזרחות אירופאית יכולה להיות רלוונטית במיוחד עבור בעלי עסקים שמתכננים לשהות באירופה לתקופות ארוכות, לעבוד ממנה או לבחון אפשרויות עסקיות במדינות שונות.
חשוב כמובן לבדוק כל מקרה באופן פרטני ולא להניח שקשר משפחתי למדינה מסוימת מעניק זכאות באופן אוטומטי.
שמירה על הפעילות הפיננסית של העסק
מעבר לחו"ל אינו מבטל את הצורך להמשיך לעקוב מקרוב אחרי הפעילות הכספית בישראל.
חשבוניות, תשלומים לספקים, גבייה מלקוחות, דיווחים לרואה החשבון ותזרים מזומנים צריכים להמשיך להתנהל בצורה מסודרת.
כדאי להשתמש במערכות שמאפשרות גישה מרחוק לנתונים ולוודא שכל המסמכים העסקיים נשמרים בצורה מסודרת ונגישים גם כאשר בעל העסק אינו נמצא בארץ.
ככל שיש פחות תלות במסמכים פיזיים ובפעולות ידניות, כך קל יותר לנהל את העסק ממקום אחר.
לא חייבים להעביר את כל העסק לחו"ל
מעבר אישי לאירופה לא בהכרח אומר שצריך להעביר גם את כל הפעילות העסקית.
במקרים רבים ניתן להשאיר את העסק בישראל, להמשיך לעבוד עם אותם לקוחות וספקים ולנהל את רוב הפעילות מרחוק.
לפני שמבצעים שינוי משמעותי במבנה העסק כדאי לבדוק את הנושא עם אנשי מקצוע מתאימים, במיוחד כאשר מדובר בסוגיות של מיסוי, תושבות או פעילות עסקית במדינה נוספת.
המטרה אינה להפוך את העסק למורכב יותר, אלא למצוא מבנה שמאפשר לבעל העסק ליהנות מהגמישות של מגורים בחו"ל בלי לפגוע בפעילות שכבר נבנתה בישראל.
עסק מסודר מעניק לבעליו יותר חופש
היכולת לעבוד מאירופה היא לא רק עניין של מחשב וחיבור לאינטרנט. עסק שתלוי לחלוטין בבעלים שלו יישאר תלוי בו גם אם הוא נמצא ברומניה, פורטוגל, פולין או בכל מדינה אחרת.
לעומת זאת, עסק שבו יש תהליכים ברורים, חלוקת אחריות ושירותי משרד שמטפלים בפעילות השוטפת יכול להמשיך לעבוד גם כאשר בעליו אינו נמצא פיזית בישראל.
הכנה נכונה מאפשרת לשמור על הלקוחות הקיימים, להמשיך לפתח את העסק ובמקביל לבחון אפשרויות חדשות של מגורים ועבודה באירופה, בלי שכל נסיעה או מעבר יהפכו את ניהול העסק למשימה בלתי אפשרית.
נכתב בשיתוף >> https://www.schindel.co.il/