מזכירה אנושית
מאחורי כל עסק מצליח, בין אם מדובר במשרד קטן של יועץ עצמאי ובין אם בארגון גדול ומורכב, יש אדם אחד שמחזיק את החוטים ומוודא שהכל מתקתק בזמן – המזכירה האנושית. זהו תפקיד שעבר לא מעט שינויים לאורך השנים, אך עדיין שומר על מקום מרכזי בעולם העבודה.
בזמן שמערכות אוטומטיות, בינה מלאכותית וצ’אטבוטים תופסים חלק הולך וגדל מהעולם העסקי, עולה שוב ושוב השאלה' האם עדיין יש צורך במזכירה אנושית? התשובה ברורה והיא בהחלט כן. ולמעשה, דווקא בעידן שבו הכל דיגיטלי, הערך של מגע אנושי, אמפתיה, הקשבה ויכולת גמישה לפתור בעיות הופך למשמעותי אף יותר.
התאמה אישית לעסק
תשלום על שעות עבודה נטו
עבודה בשקיפות מלאה
אבטחת מידע ברמה גבוהה
מה זה בעצם מזכירה אנושית ומה ההיסטוריה שלה
המושג "מזכירה אנושית" מתייחס לאדם שתפקידו לספק שירותי אדמיניסטרציה, ניהול ותיאום, ולעיתים גם ליווי אישי למנהלים ולעובדים. בעוד שמערכות אוטומטיות יודעות לקבוע פגישה ביומן או לשלוח תזכורת, מזכירה אנושית מבינה את ההקשר הרחב. מי הלקוח שצריך תשומת לב מיוחדת, איזה מייל דורש מענה אישי, ואיך לתעדף בין עשרות משימות כך שהעסק יישאר מסודר.
כבר במאה הקודמת המזכירה נחשבה לעמוד התווך של המשרד. היא הייתה אחראית להקליד מכתבים, לנהל את היומן של המנהל, לענות לטלפונים ולטפל בהתכתבויות. עם השנים נוספו עוד ועוד אחריות: ניהול כספים בסיסי, טיפול בספקים, הכנת חומרים לפגישות ועמידה בקשר רציף עם לקוחות.
הכניסה של המחשבים והאינטרנט שינתה את פני התחום אבל לא העלימה אותו. המזכירה הפכה להיות מי שמפעילה מערכות דיגיטליות, אך עדיין מחברת בין העולם הטכנולוגי לבין הצרכים האנושיים של העסק.
תחומי אחריות מרכזיים של מזכירה אנושית
התפקיד של מזכירה אנושית הוא מגוון מאוד:
- ניהול ותיאום פגישות ביומן מורכב.
- מענה טלפוני אנושי ואדיב ללקוחות.
- טיפול בחשבוניות, גבייה והפקת קבלות.
- הכנת חומרים לפגישות עסקיות.
- קשר שוטף עם ספקים ולקוחות.
- ניהול מערכות CRM ועמידה ביעדים תפעוליים.
כל זה מתבצע תוך שמירה על סודיות, מקצועיות ויחס אישי.
עסקים קטנים ובינוניים במיוחד נהנים מהשירות של מזכירה אנושית. בעל עסק עצמאי שמוצא את עצמו עונה לטלפונים, מתעסק במסמכים ובניירת במקום לעבוד מול לקוחות מבין עד כמה השירות הזה קריטי. המזכירה האנושית משחררת את בעל העסק מהעומס, מספקת סדר וארגון, ומאפשרת לו להתמקד בצמיחה וברווחיות.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות
תהליך העבודה איתנו
פגישה ואפיון של העסק
התאמת המזכירה האישית
תחילת עבודה שוטפת
דוחות ושקיפות מלאה
למה מזכירה אנושית עדיין נחוצה
על אף ההתקדמות בטכנולוגיה, מזכירה אנושית מספקת ערך שאי אפשר להחליף במערכת ממוחשבת:
- היא יודעת להקשיב ללקוח לא רק במילים אלא גם בטון הדיבור, ולהבין מתי מדובר בבקשה רגילה ומתי בבעיה דחופה.
- היא מסוגלת להפעיל שיקול דעת, לקבל החלטות קטנות בשטח ולחסוך מהבעלים או המנהל עומס מיותר.
- היא יוצרת תחושה של שירות אישי וחם, משהו שמחשב לעולם לא יוכל לספק באמת.
בשנים האחרונות נכנס לשוק דגם חדש' מזכירה אנושית מהבית. במקום להעסיק עובד במשרה מלאה, יותר ויותר עסקים בוחרים להיעזר בשירותי מיקור חוץ. המשמעות היא שמזכירה מקצועית מעניקה מענה טלפוני, ניהול יומן ותיאום משימות אך עושה זאת מרחוק, באמצעות מחשב, טלפון ומערכות ענן.
היתרון ברור, העסק משלם רק על השירות שהוא צריך בפועל, חוסך בעלויות של משרד, ציוד ושכר מלא, ונהנה מגמישות מלאה יום עבודה של שעתיים או חמישה ימים בשבוע, לפי הצורך.
מזכירה אנושית מול מערכת ממוחשבת אוטומטית
אמנם מערכות אוטומטיות חוסכות כסף בטווח הקצר, אך הן לעולם לא יעניקו את החום והאכפתיות של אדם אמיתי. לקוח שמתקשר ושומע מענה קר וממוחשב עלול לאבד סבלנות ולעבור למתחרה. לעומת זאת, מזכירה אנושית יכולה לזהות את הצורך, להרגיע את הלקוח ולפתור את הבעיה במהירות מה שמחזק את הקשר ויוצר נאמנות.
מזכירה אנושית היא לא רק עובדת משרדית, היא הלב הפועם של כל עסק. היא זו שמחזיקה את הסדר, יוצרת את הגשר בין העסק ללקוחות, ומוודאת שהכל מתנהל בצורה חלקה. גם בעולם שבו הטכנולוגיה מתקדמת ומערכות אוטומטיות משתלטות על חלק מהעבודה, דווקא המזכירה האנושית היא זו שמחזירה את הערך האנושי, את היחס האישי ואת החוויה שהלקוחות באמת זקוקים לה.
השארת פרטים להצעת מחיר משתלמת במיוחד
*הפרטים במאגר המידע שלנו נשמרים לצורך הצעה או לצורך שירות שאתה עשוי לקבל בהתאם לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות